Budget and activity changes / Cambios al presupuesto y al esquema de actividades
We provided estimated dates and expenditures in our budget. Is it OK if these change? / Se estimaron en nuestro presupuesto las fechas y los costos de actividades planeadas. ¿Se permite hacer cambios?
- Yes. However, please be mindful of the 20-month grant period. All trips, expense reports, and the final project report must be completed by August 31, 2018.
- Sí. Sin embargo, deben respetar la duración de 20 meses de las becas. Es necesario terminar los viajes, conciliar los gastos y entregar el informe final del proyecto antes del cierre 31 de agosto de 2018.
Can we modify the proposal's budget plan during the project? / ¿Se permite cambiar los elementos del presupuesto al ejecutar el proyecto?
- The funds granted should be used according to what has been outlined in your proposal. Major modifications of the budget allocations during the project are not recommended but minor changes can be approved in coordination with the MIT-Chile program and/or the UC VRI.
- Se debe usar los fondos según el plan indicado en la propuesta. No se recomienda hacer grandes cambios; cambios menores deben ser aprobados por el programa MIT-Chile y/o la VRI de la UC.
Use of funds / Uso de fondos
What are acceptable expenses related to meetings/workshops/seminars? / ¿Cuáles son los gastos asociados con reuniones/talleres/seminarios permitidos?
- Facility rentals, food, printing of materials (e.g. advertising), and postage. Funds may not be used to hire help to organize a conference, meeting, or other event.
- Arriendo de espacios, comida, impresión de materiales (ej. publicidad) y franqueo. No se puede usar los fondos para pagar a alguien para que ayude con la organización de conferencias, reuniones u otro evento.
Can funds be used to buy equipment? (e.g. microscopes, PVC materials, etc.) / ¿Se puede usar los fondos para comprar equipos? (ej. microscopios, material PVC, etc.)
- No.
Can funds be used to pay for international health insurance? / ¿Se puede usar los fondos para conseguir seguro médico?
- MIT provides international travel insurance for all MIT students. Funds can be used to pay for insurance for visiting UC students.
- MIT proporiciona seguro médico internacional para todos los alumnos MIT. Se puede usar los fondos para conseguir seguro médico para alumnos visitantes de la UC.
Can funds be used to pay MIT Visiting Student fees or visa/reciprocity fees? / ¿Se puede usar los fondos para pagar las tasas "Alumnos visitantes" del MIT o aranceles de visa/tasas de reciprocidad?
- Funds may not be used to cover MIT Visiting Student fees. These fees are applied to students who 1) are pursuing an undergraduate or graduate degree at an institution of higher education in the US (other than MIT) or abroad and 2) invited by an MIT faculty member from a department or laboratory to do academic research in their field of studies. Duration must be a minimum of 3 weeks and a maximum of 12 months. If UC team members are planning to stay in Cambridge for 3 weeks or more, contact the MIT student PI's home department administrative or fiscal officer for more information. Funds may be used to cover visa application fees and reciprocity fees.
- No se puede usar los fondos para pagar las tasas "Alumnos visitantes". Estas tasas se aplican a esos alumnos que 1) son alumnos de pre- o postgrado en una universidad en los EE.UU. (aparte del MIT) o en el extranjero y 2) son invitados por un profesor MIT de un departamento o laboratorio para hacer investigaciones en un campo específico. Si miembros del equipo UC planean quedarse en Cambridge por lo menos 3 semanas, se debe contactar con el encargado de asuntos administrativos y financieros en el departamento académico del alumno MIT principal. Se puede usar los fondos para pagar aranceles de visas y tasas de reciprocidad.
Travel / Viajes
What are acceptable expenses related to travel? / ¿Cuáles son los gastos viáticos permitidos?
- Flights, housing, a visa if necessary, and living expenses. The basis for calculating these expenses (excluding flights and visas if necessary) should be no higher than 75% of published US State Department per diem rates.
- Viajes, alojamiento, una visa si es necesario y gastos de mantenimiento. El equipo debe consultar las tasas "per diem", establecidas por el Departmento del Estado de EE.UU.; los gastos (excluyendo los vuelos y las visas si es necesario tenerlas) no deben exceder el 75% de estas tasas.
What is the maximum length of stay in Cambridge and/or Chile permitted? / ¿Cuál es el plazo máximo de una estadía en Cambridge y/o Chile?
- Stays should be less than two months. Funds may not be used to cover long-term stays (over two months) abroad or at MIT.
- Las estadías no deben exceder dos meses. No se puede usar los fondos para cubrir costos asociados con estadías más de dos meses en Chile o en el MIT.
What documents are needed to travel to Chile and to the US? / ¿Cuáles son los documentos requeridos para viajar a Chile y a los EE.UU.?
To/A Chile:
To/A the US/EE.UU.:
To/A Chile:
- Visas. Most students will NOT need a visa to enter Chile for a stay up to 90 days. Click here for a list of countries that DO require a visa (list last updated January 2016).
- Visas. La mayoría de los alumnos no necesitarían procurar una visa para entrar Chile y quedarse menos de 90 días. Haz clic aquí para una lista de países cuyos ciudadanos necesitan una visa (lista actualizada en enero 2016).
- Reciprocity fees. Holders of passports from Australia (USD$117) or Mexico (USD$23) must pay a reciprocity fee (US dollars or credit card) before passing through immigration. Fees can be paid by credit card, though students should bring enough cash to pay the fee just in case of a credit card issues. Check here for updates.
- Tasas de reciprocidad. Los alumnos con pasaportes expedidos en Australia (USD$117) o México (USD$23) deben pagar una tasa de reciprocidad antes de pasar por el control migratorio. Se puede cancelar la tasa con tarjeta de crédito; sin embargo se debe traer efectivo para cancelarla en caso de problemas con la máquina. Haz click aquí para información actualizada.
To/A the US/EE.UU.:
- Visa Waiver Program. The Visa Waiver Program (VWP) allows nationals of designated member participants to travel to the United States for tourism or business (B visa category) purposes for up to 90 days without obtaining a visa. On February 28, 2014, Chile was designated as a member of the Visa Waiver Program. Travelers must meet all requirements established by the US government and have a valid Electronic System for Travel Authorization (ESTA) approval prior to travel. If students prefer to have a visa in your passport, you may still apply for a visitor (B) visa. For more information and for step-by-step instructions on how to obtain the ESTA, see the US Department of State's VMP site.
- Programa de exención de visas. El Programa de Exención de Visa (VWP) permite a los nacionales de los países participantes designados viajar a los Estados Unidos por turismo y/o negocios (categoría de visa B) por hasta 90 días sin obtención de visa. El 28 de Febrero de 2014, Chile fue designado como miembro del Programa de Exención de Visa. Los nacionales deben cumplir con todos los requisitos establecidos por el Gobierno de EE.UU. y tener un una autorización electrónica ESTA aprobada antes de viajar. Si prefieren tener una visa, se puede solicitar una visa (B). Para más información en español, ve la página VWP de la Embajada de los EE.UU. en Chile. Para instrucciones sobre cómo solicitar la ESTA, ve la página VMP del Departamento del Estados de los EE.UU.
What is the best way to book and pay for MIT students' travel? / ¿Cómo se debe coordinar y pagar los costos viáticos de los alumnos MIT?
- MIT students traveling to Chile should consult the administrative or financial officer (AO/FO) identified in the grant application. Since MIT students are not eligible for an MIT travel or departmental card, students will need to book travel, etc. directly and request reimbursement or coordinate travel through the AO/FO.
- Los alumnos MIT que viajarán a Chile deben consultar con el encargado de asuntos administrativos y financieros (AO/FO) indicado en la propuesta. Ya que los alumnos MIT no tienen derecho a aplicar por una tarjeta de crédito MIT para viajes, tendrán que comprar pasajes, etc. directamente y pedir reembolso, o coordinar los gastos viáticos con el AO/FO.
What is the best way to book and pay for UC students' travel? / ¿Cómo se debe coordinar y pagar los costos viáticos de los alumnos UC?
- MISTI recommends MIT student grantees coordinate with the AO/FO to pay for UC students' airfare, housing, and meals with an MIT travel or departmental card. It is possible to give visitors a stipend for their trip. When the trip is complete, the AO/FO will close out the transactions in Concur. If you have questions, please contact the Travel department.
- MISTI recomienda que los alumnos MIT coordinan con el AO/FO para pagar por los pasajes aéreos, alojamiento y comida de los alumnos UC. Es posible proporcionar estipendios a los visitantes. Cuando se termine el viaje, el AO/FO tramitará los gastos a través del programa Concur. En caso de dudas o preguntas, se debe contactar con el departamento Travel del MIT.
What is the best way to reimburse UC students in Chilean pesos? / ¿Cómo se puede reembolsar a los alumnos UC en pesos chilenos?
- The department AO/FO responsible for managing the seed fund grant should process reimbursements for the UC student(s). The MIT students should collect UC students' itemized receipts, which the AO/FO will use to create an expense report in Concur. After the expense report is finished, the AO/FO will contact the Travel department to arrange an international wire transfer. You will need the following information from the UC students to make the wire transfer:
- Full name
- Home address
- Bank name
- Bank address (be branch specific)
- Account number
- Bank’s SWIFT code
- El AO/FO del departmento tramitará los reembolsos para los alumno(s) UC. Los alumnos MIT deben reunir todos los recibos/boletas de los alumnos UC, los cuales el AO/FO usará para crear una rendición de gastos a través del programa Concur. Una vez finalizada la rendición, el AO/FO se contactará con el departamento Travel para tramitar una transferencia bancaria. Se necesita los datos siguientes:
- Nombre completo
- Dirección en Chile
- Nombre del banco
- Dirección del banco (sucursal específica)
- Número de cuenta bancaria
- Código SWIFT del banco
Where can I find practical information about MIT/UC and Cambridge/Santiago? / ¿Dónde se puede encontrar información práctica sobre el MIT/la UC y Cambridge/Santiago?
- This website provides logistics information and resources for MIT students before their departure and during their stay in Chile. Click the Health, Safety & Security, Logistics, and Resources tabs for details and contact the MIT-Chile Program Manager with any questions or concerns. The MIT International Students Office (ISO) website provides information on matters such as immigration and necessary paperwork as well as information about Life at MIT. At UC, the International Academic Relations office offers information on how to prepare for arrival in Chile and at UC. The UC Colegio de Programas Doctorales has important information about how to get around Santiago.
- El presente sitio de web tiene información sobre logística y recursos para alumnos del MIT antes de viajes y durante su estadía en Chile. Veánse las secciones sobre Salud, Seguridad, Logística y Recursos para más detalles y contáctense con el programa MIT-Chile con cualquier pregunta o duda. El sitio de la MIT International Students Office (ISO) tiene información sobre inmigración y documentos/trámites y también sobre la vida en el MIT. En la UC, la Oficina de Relaciones Académicas Internacionales contiene información relevante de cómo prepararse para llegar a Chile y la UC. El Colegio de Programas Doctorales de la UC contiene información importante sobre cómo movilizarse en Santiago.